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Brechas en la Organización

Brechas en la Organización

Como hemos visto anteriormente, una brecha es una distancia (percepción medible) desde donde hoy estoy y hacia donde quiero llegar. O, como hemos visto también, desde donde partí y donde me encuentro actualmente, declara Maximiliano Vertiz en el Entrenamiento de Coaching y Mentoring de Ser.Red

En definitiva, es una distancia medible en percepciones o medidas tangibles (dinero, tiempo, producción, clientes, etc.) que permite saber si alcancé o no el resultado que estaba esperando.

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En el ámbito de las empresas o emprendimientos personales la diferencia no es mucha.

Justamente el concepto de Brecha (GAP en inglés) es el que me permite cuantificar o medir cual es mi situación actual y cual elijo que sea mi situación a futuro. Para esto, es importante comprender el ABC básico de una organización, independientemente del tamaño o tarea a la que se dedique.

Conocer cómo funciona conceptualmente un emprendimiento nos permitirá comprender de manera más específica cual es la situación actual y cuál es el estado al que voy.

En todas las empresas hay tareas específicas que, sin ellas, cualquier emprendimiento puede tender al fracaso.

A – Planificación. Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos.

B – Organización. Proceso para comprometer a dos o más personas que eligen trabajar juntas de manera coordinada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas.

1 – ¿Qué Herramientas Ontológicas consideras que te serán útiles acorde a las dos funciones presentadas?

C – Dirección. Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea o un objetivo planteado.

D – Coordinación. Integración de las actividades y recursos de partes interdependientes de una organización con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.

2 – ¿Qué aspectos de la comunicación pueden, a tu criterio, hacer la diferencia para que esto suceda?

E – Control. Proceso para asegurar que las actividades reales (realidad circunstancial) se ajusten a las planificadas. El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas funciones simultáneamente.

Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que están totalmente interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, ordena su estructura para hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la ejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento.

3 – Te invito a que reflexiones y comprendas esto que planteamos recién. ¿Puedes observar cómo, en éste escenario, pueden comenzar a surgir las brechas entre los objetivos propuestos y los resultados obtenidos?

Cuando hablamos de Planificación, de alcance de objetivos y de resultados, no significa que lo que nosotros nos proponemos se alcance con el estándar que buscamos ni de la manera que buscamos.

La coordinación de acciones con personal interno de la empresa sumado a la coordinación de acciones con proveedores y socios externos hace que las variables aumenten y por ende aumenten la posibilidad de generación de sub brechas que, directa o indirectamente pueden ampliar la distancia con el resultado esperado.

F – La administración. Dependiendo del nivel en que se sitúe el administrador, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planificación, organización, dirección y control de las actividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir. Cuanto más se ocupe el administrador para saber o aprender cómo se ejecutan las tareas, más preparado estará para actuar en el nivel operacional de la empresa.

4 – ¿Qué consideras que hoy mismo tienes que desaprender para incorporar algo distinto?

5 – ¿Qué camino eliges desaprender o desandar y que nuevo camino eliges aprender dado ésta declaración?

6 – ¿Estás dispuesto a llevar este nuevo enfoque a tu vida cotidiana? ¡Si estás listo ve y comienza!

Un administrador debe conocer cómo se prepara un presupuesto de gastos o una previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama, como se interpreta un balance, como se elabora la planificación y el control de producción, etc., ya que estos conocimientos son indispensables y valiosos para la administración. Sin embargo lo más importante y fundamental es saber cómo utilizarlos y en qué circunstancias aplicarlos de manera adecuada. Aquí es donde, muchas veces, observamos las mayores brechas. No tanto en los recursos específicos en sí, sino en lo que yo mismo considero como recurso disponible, incluidos mis propios recursos (operativos, técnicos, comunicacionales, etc.)

 

brecha5¿Cuáles son los Objetivos de conocer tus brechas?
– Declarar tu compromiso a la transformación.
– Poner a prueba las competencias básicas de comunicación oral y escrita (ortografía, reglas sintácticas y claridad de expresión)
– Aprender a ser Proactivo.
– Aceptar las circunstancias, los cambios y las oportunidades de mejora que están llegando a tu vida en este momento.
– Tomar consciencia de las competencias que son importantes para desarrollar en esta etapa.
– Adquirir distinciones acerca de los procesos administrativos.
– Tomar en cuenta cuales son las herramientas indispensables para el comienzo o la continuidad de cualquier emprendimiento comercial.

En síntesis desarrollar tus potencialidades y ampliar tu observador a fin de que puedas obtener algunos resultados que no has logrado hasta el presente. El primer puntapié inicial es saber donde estoy parado y hacia donde elijo ir.

La gestión de las empresas puede no ser nada fácil e implica la toma de decisiones constantes. Desde la creación como empresas unipersonales o societarias, hasta la gestión del negocio, ya que la misma cuenta con una estructura adecuada y con los recursos necesarios (materiales, humanos, tecnológicos, etc.).

Sin embargo, el cumplimiento de sus metas y objetivos se deben cumplir, aunque hay que recordar que día a día se presentan situaciones que pueden ser favorables o adversas de orden interno y externo, depende de cómo elijamos observarlas e interpretarlas.

La gestión empresarial juega un papel fundamental, pues de su eficiencia (producto de la dirección, habilidades y estrategias que utilice) dependerá la obtención de buenos resultados.

Una Empresa/Organización Privada con fines de lucro está integrada por un conjunto de personas que buscan producir y vender, rentablemente, bienes y/o servicios.

Para eso es necesario reunir, ordenadamente, elementos materiales, financieros y humanos que hagan en su conjunto el escenario para el resultado que se busca obtener.

Su sobrevivencia y prosperidad está condicionada fundamentalmente al logro o alcance de los objetivos.

¿Donde estoy hoy y hacia dónde voy en mi Hacer?

voyLa palabra “empresario” proviene de la palabra “emprendedor” y es una persona jurídica o física que acude al mercado a obtener una ventaja (inversión y ganancia).

Ser empresario exige una serie de características y cualidades personales muchas veces difíciles

de reunir todas en una sola persona.

Las cualidades más importantes de un empresario de éxito son:

Capacidad de asumir riesgos. Aprovechar oportunidades. Conocer el ramo. Sentido de organización. Iniciativa y voluntad. Liderazgo y relacionamiento. Espíritu emprendedor. Independencia personal. Optimismo.

El empresario Eficiente y/o Eficaz
La palabra eficiencia proviene del latín efficientia que en español quiere decir acción, fuerza, producción. Se define como la capacidad de disponer de alguien y/o de algo para conseguir un efecto determinado. No debe confundirse con eficacia que se define como la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. En resumen, la efectividad es la capacidad de lograr un resultado deseado o esperado. En cambio, eficiencia es la capacidad de lograr el resultado en cuestión con el mínimo de recursos posibles. Y aquí se da una de las mayores brechas en el ámbito corporativo.

Como sabemos, todos los recursos, sean tangibles o intangibles, tienen un costo y una capacidad renovable determinada.

Muchas veces, alcanzamos los resultados que esperamos, es decir que no hay una brecha significativa entre lo que buscaba alcanzar y lo que alcancé. Pero sí podemos observar una brecha (y muchas veces grande) entre los recursos que tenía disponibles para alcanzar esa meta y los recursos que realmente terminé invirtiendo (o gastando).

El empresario eficaz busca calidad de servicio y en esa búsqueda hay implicados aspectos tales como: puntualidad, dirección, orden, rapidez para tomar decisiones, trabajar con costos reducidos. Busca sentido de oportunidad y claramente define prioridades. Incentiva la creatividad, la participación de funcionarios.

A continuación los dejo con este video que hace foco en la calidad de servicio y los entregables. Luego te invito a continuar respondiendo a las preguntas.

7 – ¿Cuáles son los resultados que has alcanzado o estás próximo a alcanzar pero con amplia cantidad de recursos?

8 – ¿Puedes identificar esos recursos?

9 – ¿Sucede habitualmente que utilizas más recursos de los que tenías contemplados?

10 – ¿Por qué crees que sucede esto?

11 – ¿Qué podrías dejar de hacer para que esto suceda? ¿Y qué podrías comenzar a hacer para que esto ocurra?

El Empresario como Líder
Según diversos autores de Management y Administración, existen tres tipos principales de Liderazgo, 4 perfiles de Liderazgo y 4 situaciones probables acerca de lo que conocemos.

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Adicionalmente a éstos tres perfiles definidos, existen diferentes análisis de perfil de Liderazgo. Otro importante análisis es el de Thomas Harris en su obra titulada “Yo estoy bien, Tu estas bien”. Clasifica al Liderazgo en Cuatro estilos:

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Algunas Causas de brecha entre el resultado esperado y obtenido
– Incapacidad de organizar detalles.
– Falta de disposición para hacer lo que se pide a los otros que hagan.
– Expectativa de pago por lo que se sabe, en vez de por lo que se realiza.
– Miedo a la competencia.
– Ausencia del pensamiento creativo.
– Síndrome del “Yo”.
– Exceso de silencio.
– Deslealtad.
– Mucho énfasis en la autoridad.
– Mucho énfasis en el “Título”.
– Ausencia de comprensión de los efectos de un ambiente negativo.
– Ausencia de sentido común.

12 – ¿En cuáles de éstas principales causas te sentís más identificado? ¿Por qué?

13 – ¿Ya has tenido resultados negativos por éstas causas en tu vida?

14 – ¿Qué acciones consideras efectivas para convertir éstas causas en una oportunidad?

15 – ¿Puedes observar en éstos ítems las causas de generación de brechas?

Sumado a esto, podemos analizar mediante el siguiente cuadro, en cuál de éstas situaciones nos encontramos y cuales son más funcionales a minimizar las brechas que transitamos.

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Finalmente Obsérvate:
16 – ¿Cuál es el cuadrante en el cual te encuentras más a menudo actualmente?

Esta nota es un desarrollo de Maximiliano Vertiz y forma parte de una serie de artículos ofrecidos en la Carrera de Coaching & Mentoring de Ser.Red.

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